Arbeitszeit berechnen: Formel, Pausenabzug und Rechenbeispiele

Die Grundformel und was in sie hineingehört

Das Arbeitszeitgesetz definiert Arbeitszeit als „die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen" (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Daraus folgt die Formel, mit der jede Zeiterfassung rechnet:

Arbeitszeit = Arbeitsende − Arbeitsbeginn − Ruhepausen

Drei Vorfragen entscheiden, ob das Ergebnis stimmt. Erstens: Was ist der Beginn? Maßgeblich ist der Zeitpunkt, ab dem der Arbeitgeber über die Arbeitskraft verfügt – das kann das Anlegen vorgeschriebener Schutzkleidung sein, nicht erst der Griff zum Werkzeug. Zweitens: Was ist eine Pause? Nur eine im Voraus feststehende Unterbrechung, in der weder gearbeitet noch Bereitschaft gehalten wird. Kurze Unterbrechungen wie die Raucherpause sind keine Ruhepause im Sinne von § 4 ArbZG und ersetzen sie nicht. Drittens: Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern werden nach § 2 Abs. 1 ArbZG zusammengerechnet – wer einen Minijob neben der Hauptstelle hat, muss beide addieren, wenn es um die Höchstarbeitszeit geht.

Gerechnet wird in Stunden und Minuten. Für Lohn, Zeitkonto und Auswertungen braucht man das Ergebnis aber fast immer als Dezimalzahl. Diese Umrechnung ist die häufigste Fehlerquelle und hat deshalb einen eigenen Abschnitt.

Rechenbeispiele für typische Arbeitstage

Die folgende Tabelle rechnet sechs Fälle durch, die in Dienstplan und Zeiterfassung ständig vorkommen. Die Pause ist jeweils die tatsächlich genommene; sie erfüllt in allen Fällen die gesetzliche Mindestdauer.

Kurzer Tag: Bei genau sechs Stunden ist keine Pause vorgeschrieben – § 4 ArbZG greift erst bei „mehr als sechs" Stunden. Eine Minute darüber, und 30 Minuten werden fällig.

Langer Tag: Zehn Stunden sind die Obergrenze nach § 3 ArbZG und nur zulässig, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen wieder bei acht Stunden werktäglich liegt. Wie viele solcher Tage in den Ausgleichszeitraum passen, rechnet der Beitrag Wie viele Stunden darf man am Tag arbeiten? durch.

Geteilter Dienst: Die Lücke von einer Stunde zwischen 12:00 und 13:00 Uhr wird wie eine Pause abgezogen und erfüllt zugleich die Pausenpflicht. Entscheidend ist, dass in dieser Zeit weder gearbeitet noch Bereitschaft gehalten wird.

Pausen richtig abziehen nach § 4 ArbZG

Der Pausenabzug folgt aus § 4 ArbZG: mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Die Pausen dürfen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden; länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause beschäftigt werden. Entscheidend ist ein Detail, das viele Rechner übersehen: Die Schwellen beziehen sich auf die Arbeitszeit ohne Pausen, nicht auf die Anwesenheit.

Zwischen den Zeilen liegen zwei Grauzonen. Wer 9:40 Stunden anwesend ist und 30 Minuten Pause macht, hätte 9:10 Stunden gearbeitet – dafür wären 45 Minuten Pause nötig gewesen. Rechtlich sauber wird der Tag mit 40 Minuten Pause: Dann bleiben genau 9:00 Stunden Arbeitszeit, für die 30 Minuten genügen. Dasselbe gilt am unteren Rand: Bei 6:20 Stunden Anwesenheit ist entweder eine Pause zu nehmen, die die Arbeitszeit auf 6:00 Stunden drückt, oder die volle halbe Stunde.

Nachtschicht: Arbeitszeit über Mitternacht berechnen

Endet eine Schicht nach Mitternacht, liefert die einfache Subtraktion ein negatives Ergebnis: 6:30 − 22:00 = −15:30. Die Korrektur ist einfach – zum Ende werden 24 Stunden addiert:

6:30 + 24:00 − 22:00 = 8:30 Stunden Anwesenheit, abzüglich 30 Minuten Pause = 8:00 Stunden.

In Excel oder Google Sheets erledigt das die Formel =REST(Ende-Beginn;1), die den Tagesüberlauf automatisch abfängt. Für Zeiterfassung und Zeitkonto gilt eine zweite Regel: Die Schicht wird als Ganzes dem Tag zugeordnet, an dem sie begonnen hat. Wer sie an der Datumsgrenze aufteilt, erzeugt zwei Halbschichten, für die weder die Pausen- noch die Höchstgrenzen sinnvoll geprüft werden können.

Für Nachtarbeitnehmer gelten engere Grenzen. Nach § 6 Abs. 2 ArbZG darf ihre werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten; eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur zulässig, wenn innerhalb von einem Kalendermonat oder innerhalb von vier Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden – statt sechs Monaten bei Tagarbeit. Nachtzeit ist nach § 2 Abs. 3 ArbZG die Zeit von 23 bis 6 Uhr; Nachtarbeit liegt nach § 2 Abs. 4 vor, wenn mehr als zwei Stunden davon gearbeitet werden.

Dezimalstunden und Industrieminuten umrechnen

Uhrzeiten rechnen in Sechzigern, Lohnprogramme in Zehnern. Für die Umrechnung gilt: Minuten ÷ 60 = Dezimalanteil. 7 Stunden 48 Minuten sind 7 + 48/60 = 7,8 Stunden – nicht 7,48. Der Unterschied von 0,32 Stunden klingt klein, summiert sich bei 20 Arbeitstagen aber auf 6,4 Stunden im Monat.

Industrieminuten teilen die Stunde in 100 statt 60 Einheiten. Sie sind nichts anderes als die Nachkommastellen der Dezimalstunde: 7,8 Stunden sind 7 Stunden und 80 Industrieminuten. Eine Industrieminute entspricht 0,6 Normalminuten (36 Sekunden). In der Industrie und in manchen Stempelsystemen wird damit gerechnet, weil sich Dezimalwerte direkt mit dem Stundenlohn multiplizieren lassen.

Rückwärts gilt: Dezimalanteil × 60 = Minuten. 8,35 Stunden sind 8 Stunden und 0,35 × 60 = 21 Minuten. Rundungsdifferenzen bei Werten wie 0,33 oder 0,67 entstehen nur in der Anzeige; ein Zeiterfassungssystem sollte intern in Minuten oder Sekunden rechnen und erst für die Ausgabe umrechnen.

Wochen- und Monatsarbeitszeit berechnen

Die Wochenarbeitszeit ist die Summe der Tageswerte. Für das Monatssoll gibt es zwei Wege, die zu unterschiedlichen Zahlen führen – beide sind richtig, sie beantworten nur verschiedene Fragen.

Durchschnittsmonat für Gehalt und Stundenlohn: Ein Jahr hat 52 Wochen, ein Monat im Schnitt 52 ÷ 12 = 13/3 = 4,333 Wochen. Gerundet ergibt das den gängigen Faktor 4,33. Bei 40 Wochenstunden sind das 40 × 4,33 = 173,2 Stunden; exakt mit 13/3 gerechnet 173,33 Stunden. Manche Tarifverträge und Lohnprogramme verwenden 4,348 (365 Tage ÷ 7 ÷ 12); die Abweichung liegt unter einer Stunde im Monat.

Kalendermonat für das Zeitkonto: Für das Soll eines konkreten Monats zählen die tatsächlichen Arbeitstage. Der Oktober 2026 hat 22 Wochentage von Montag bis Freitag; der Tag der Deutschen Einheit und der Reformationstag fallen in diesem Jahr auf einen Samstag. Bei acht Stunden täglich ergibt das 176 Soll-Stunden – knapp drei Stunden mehr als der Durchschnittswert. Wer im Zeitkonto mit dem pauschalen Wert rechnet, produziert in langen Monaten scheinbare Überstunden und in kurzen scheinbare Minusstunden. Welche Wochenstunden als Vollzeit gelten und wie sich daraus der Stundenlohn ergibt, steht im Beitrag Vollzeit: Wie viele Stunden sind es?.

Überstunden und Minusstunden ermitteln

Der Saldo ist die Differenz zwischen Ist und Soll: Ist-Arbeitszeit − Soll-Arbeitszeit = Plus- oder Minusstunden. Ein Beispiel für eine Woche mit 40 Stunden Soll, verteilt auf fünf Tage zu je acht Stunden:

Der Dienstag zeigt, warum der Saldo allein nicht genügt: Mit 9:30 Stunden liegt er über der Regelgrenze von acht Stunden. Das ist zulässig, aber nur mit Ausgleich, und die Zeit über acht Stunden muss nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden.

Rechnerisch ist ein Plus noch keine bezahlte Überstunde. Nach dem Bundesarbeitsgericht muss, wer Überstundenvergütung verlangt, darlegen, dass die Stunden geleistet und vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der Arbeit notwendig waren (BAG, 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21). Eine saubere Erfassung ist dafür die Grundlage, ersetzt diesen Nachweis aber nicht. Umgekehrt dürfen Minusstunden nur verbucht werden, wenn der Ausfall in der Sphäre des Beschäftigten liegt; schickt der Arbeitgeber mangels Arbeit früher nach Hause, bleibt der Lohnanspruch bestehen (§ 615 BGB). Wie Plus- und Minusstunden im Konto geführt und abgebaut werden, erklären die Beiträge Arbeitszeitkonto und Überstunden erfassen und abbauen.

Runden: Was erlaubt ist und was nicht

Viele Betriebe runden Stempelzeiten – auf fünf Minuten, auf die Viertelstunde, auf den Schichtbeginn laut Plan. Für die Rechnung ist das bequem, rechtlich kommt es auf die Richtung an.

Zugunsten der Beschäftigten ist Runden unproblematisch: Wer 7:52 Uhr kommt und mit 7:45 Uhr gebucht wird, erhält mehr, als er schuldet.

Zulasten der Beschäftigten ist Runden angreifbar. Geschuldet ist die Vergütung für die geleistete Arbeit (§ 611a Abs. 2 BGB), der Mindestlohn ist je Zeitstunde zu zahlen (§ 1 Abs. 2 MiLoG), und die Zeiterfassung muss nach dem Europäischen Gerichtshof ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" sein (EuGH, C-55/18); das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht über § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ins deutsche Recht übertragen (BAG, 13. September 2022, 1 ABR 22/21). Ein System, das 8:13 Uhr als 8:15 Uhr Beginn und 16:44 Uhr als 16:30 Uhr Ende bucht, misst nicht, sondern kürzt. Eine vorformulierte Vertragsklausel, die solche Kappungen regelmäßig vorsieht, dürfte die Beschäftigten unangemessen benachteiligen und nach § 307 BGB unwirksam sein.

Auch die vermeintlich neutrale kaufmännische Rundung ist nur dann neutral, wenn Auf- und Abrundungen sich tatsächlich ausgleichen. Wer stets kurz vor dem Rundungspunkt kommt und kurz danach geht, verliert systematisch. Die einfachste Lösung ist eine minutengenaue Erfassung; wo im Betrieb gerundet werden soll, gehört die Regel in eine Betriebsvereinbarung, die eine Benachteiligung ausschließt. Abzugrenzen ist eine angeordnete Anwesenheit vor Schichtbeginn – etwa zur Übergabe –, die ohnehin Arbeitszeit ist und nicht weggerundet werden darf.

Höchstarbeitszeit-Check nach § 3 ArbZG

Wer Arbeitszeit berechnet, sollte das Ergebnis gleich gegen die gesetzlichen Grenzen prüfen. Das Arbeitszeitgesetz rechnet in Werktagen, also Montag bis Samstag. Die wichtigsten Prüfpunkte:

Ein Rechenbeispiel zur Ruhezeit: Endet die Spätschicht um 22:30 Uhr, darf die nächste Schicht frühestens um 9:30 Uhr beginnen. Ein Frühdienst um 6:00 Uhr am Folgetag wäre ein Verstoß, auch wenn beide Schichten für sich genommen korrekt berechnet sind. Gerade beim Schichtwechsel von spät auf früh entsteht dieser Fehler im Dienstplan, nicht in der Zeiterfassung. Verstöße gegen die Höchstarbeitszeit sind Ordnungswidrigkeiten, die nach § 22 ArbZG mit Geldbuße bis zu 30.000 Euro geahndet werden können.

Stand der Reform: Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt, der per Tarifvertrag eine wöchentliche statt einer werktäglichen Höchstarbeitszeit ermöglichen soll. Einen Kabinettsbeschluss gibt es bis heute nicht (Stand 22. Oktober 2026); das Ministerium wird seit Mitte Oktober 2026 von Alexander Schweitzer geführt, der das Vorhaben von seiner Vorgängerin Bärbel Bas übernommen hat. Bis zu einer Verkündung gilt § 3 ArbZG unverändert, und jeder Tag wird weiter gegen die Acht- und Zehn-Stunden-Grenze geprüft. Die Einordnung steht auf der Seite Rechtslage.

Was zur Arbeitszeit zählt – und was nicht

Die Formel ist nur so gut wie die Zeitpunkte, die man einsetzt. Bei einigen Tätigkeiten ist umstritten, ob sie zur Arbeitszeit gehören. Dabei sind zwei Ebenen zu trennen: die arbeitsschutzrechtliche Frage, ob die Zeit auf die Höchstgrenzen angerechnet wird, und die vergütungsrechtliche Frage, ob sie bezahlt werden muss. Beide Antworten können auseinanderfallen.

In der Rechnung heißt das: Muss die Dienstkleidung im Betrieb angelegt werden, beginnt die Arbeitszeit beim Betreten der Umkleide, nicht beim Einstempeln am Arbeitsplatz. Beginnt eine Dienstreise am Morgen, ist die erforderliche Reisezeit nach BAG 5 AZR 553/17 grundsätzlich zu vergüten; sie gehört in die Erfassung, auch wenn sie nicht immer auf die Höchstarbeitszeit angerechnet wird. Wer diese Zeitpunkte falsch setzt, rechnet korrekt mit falschen Zahlen.

Arbeitszeit berechnen im Betrieb: von der Tabelle zur Zeiterfassung

Für Einzelpersonen genügt eine Tabelle: Beginn, Ende, Pause, Ergebnis mit =REST(Ende-Beginn;1)-Pause, formatiert als [h]:mm, und eine Spalte mit dem Dezimalwert (=Ergebnis*24). Wer die eigenen Stunden zur Kontrolle mitschreibt, findet Hinweise im Beitrag Arbeitszeit privat erfassen.

Im Betrieb mit Schichten wird die Tabelle schnell zur Fehlerquelle: Nachtschichten, geteilte Dienste, unterschiedliche Sollzeiten bei Teilzeit, Feiertage und die Prüfung gegen §§ 3 bis 5 ArbZG müssen für jede Person und jeden Tag stimmen. Hier rechnet eine Zeiterfassung, die Ist-Zeiten gegen den Dienstplan stellt und den Saldo fortschreibt, zuverlässiger als jede Formel. Systeme wie Aplano führen Planzeit, gestempelte Ist-Zeit und Stundenkonto in einem Datensatz und weisen auf Konflikte mit Pausen, Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit hin; auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 Punkten (113 Bewertungen, Stand Juli 2026). Welche Systeme Pausenabzug, Nachtschicht und Zeitkonto sauber abbilden, zeigt der Systemvergleich.

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